O ciclo PDCA pode ser resumido como uma boa forma de resolver os problemas de uma empresa. Ele se concentra na melhoria contínua de processos e é capaz de resolver questões que não são facilmente visualizadas.
Muitas vezes, esses problemas também são afetados por várias tentativas de resolução com falha. Portanto, o objetivo é acelerar e melhorar as atividades da empresa – como a utilização de um sistema de crm, para identificar complicações, causas e possíveis soluções.
É um processo que obtém resultados diferentes a cada repetição. Eles, por sua vez, serão utilizados de uma maneira cumulativa posteriormente.
Desta forma, pode-se dizer que o PDCA é um ciclo, com cada uso trazendo resultados complementares diferentes, tornando-se um método de uso contínuo com maior sucesso na resolução de problemas.
Ele pode ser usado tanto como uma forma de implementar novas ideias e resolver problemas.
Portanto, o ciclo PDCA na identificação de problemas ou melhoria contínua pode ser implantado em todos os níveis de uma organização, desde o gerenciamento de um pipeline de vendas até as operações.
Neste artigo, explicaremos como funciona o ciclo PDCA e como aplicá-lo ao seu negócio. Continue lendo!
Como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa?
Primeiro, vamos entender o significado das siglas, ele é dividido em: Plan, Do, Check, Act, podemos traduzir em:
- Plano;
- Realização;
- Checagem;
- Implementação.
Estas são as 4 fases do ciclo, geralmente começando com o planejamento. Isso pode variar dependendo do tipo de objetivo que a empresa está perseguindo.
- Fase 1: Planejamento
O primeiro passo é planejar tudo o que será preciso realizar. Por exemplo, suponha que uma empresa queira aumentar o número de clientes. Uma das metas e objetivos pode ser incentivar os colaboradores a aprenderem sobre o CRM online grátis.
Em seguida, escolha o caminho a seguir para atingir o objetivo e defina o método que será utilizado para atingir o foco.
- Fase 2: Realização
A fase DO é a fase de execução para implementar efetivamente o plano de ação criado. Este é um dos passos mais importantes da etapa e deve ser monitorada de perto. Portanto, a operação será executada conforme programada.
Por exemplo, se a intenção é ajustar a falta de gestão de uma empresa com um software de crm gratuito, uma das soluções que podem ser dadas é fazer com que os funcionários aprendam a como usar esse sistema.
- Etapa 3: Checagem
No CHECK, são validados o trabalho realizado e os resultados obtidos através do plano de ação.
Essa fase pode ocorrer durante a execução do plano de ação, ou formalmente ao final do plano de ação, podendo envolver pessoas ou grupos externos à equipe responsável pela solução do problema.
Essa validação inclui a confirmação de que o conteúdo do plano foi implementado, além de comparar os resultados antes e depois e o alcance das metas recomendadas.
- Etapa 4: Execução
Em sua fase final, o ACT nos faz pensar para onde ir no final do ciclo: como divulgar os resultados e as lições aprendidas e como lidar com as questões restantes. Além disso, podem melhorar com a Jornada PDCA.
Esta etapa é dividida em 2 partes:
- Padronização
Aqui, ocorre os atos corretos no plano de ação padrão. Isso evita que o problema se repita. Essa padronização é alcançada criando ou modificando documentos que descrevem o processo.
Além disso, também é importante comunicar as mudanças em diversas ferramentas de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc.
Para que essa padronização seja efetiva, as equipes devem ser capazes de desenvolvê-la, o que requer treinamento e educação dos envolvidos na mudança.
- Conclusão
É neste momento que a equipe reflete sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como o crm de vendas).
Você deve documentar o que funcionou e o que não deu certo, identificar áreas que ainda podem ser melhoradas ao longo do caminho, armazenar o aprendizado que o ciclo trouxe para o grupo e considerar planos futuros.
Por que usar o PDCA?
O ciclo PDCA, é considerado um dos métodos mais simples e eficazes das atuais ferramentas de gestão da qualidade.
Utilizar essa abordagem de forma preventiva e contínua, além de priorizar os dados de medição e os principais resultados para uma boa gestão, ajuda a identificar possíveis melhorias nos processos.
Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Markplan, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes sobre estratégias de negócios, pensados para abranger informações e novidades relacionadas aos maiores segmentos empresariais.
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